Déclaration de confidentialité

Cette déclaration de confidentialité (ci-après « Déclaration de confidentialité ») s’applique, entre autres, (i) ànotre site https://www.synguard.be (ci-après “Site”) et (ii) à toutes lesrelations (commerciales) entre Synguard et ses clients, prospects et partenaires commerciaux.

Cette Déclaration de Confidentialité contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel collectées par Synguard , ainsi que sur la façon dont Synguard utilise et traite ces données à caractère personnel.

Synguard veut souligner qu'elle essaie toujours d'agir conformément à la « Loi sur la protection de la vie privée», tant au niveau belge qu'européen.

Visiter le site implique votre approbation expresse (par le biais de la communication de vos données à caractère personnel ou l’inscription au bulletin d’information) de la Déclaration de confidentialité et donc de la manière dont Synguard collecte, utilise et traite vos données à caractère personnel.

Veuillez lire cette déclaration de confidentialité en lien avec la Website Privacy Policy & Disclaimer de Synguard .

Synguard peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes:

• Nom et prénom
• Numéro personnel
• Numéro de contrat
• Titre
• Suffixe de nom
• Adresse
• Adresse email
• Téléphone / GSM
• Plaque d’immatriculation
• Entreprise
• Date d’entrée / de sortie en fonction
• Groupe linguistique
• Département
• Photo
• Fuseau horaire
• Nom d’utilisateur et mot de passe
• Jours fériés personnels
• Jours spéciaux personnels
• Adresse IP

Données d’identification

• Numéro(s) de badge
• Système d’identification des empreintes
• Information handpunch

Données libres

• Toutes les données à caractère personnel reprises dans “à définir volontairement par le client sous forme de “champs vides” ou de tableaux
• Toutes les autres données à caractère personnel communiquées volontairement à Synguard (p.ex. par voie de correspondance)

Spécifiquement nos solutions en matière de logiciels

Enregistrement du temps :

• Planning de travail
• Horaire de jour et corrections horaire de jour
• Enregistrement du temps pointage
• Corrections résultat quotidien
• Corrections compteur
• Autorisations
• Corrections exception quotidien
• Enregistrement de tâches pointage
• Justification horaire
• Centres de coûts

Planification :

• Cadre(s) de planification
• Fonction(s) de planification
• Qualification(s)
• Échanges(s) de fonction

Contrôle d’accès

• Profils d’accès
• Contrôle d’accès enregistrements

Synguard collecte également automatiquement des informations anonymes concernant l'utilisation que vous faites du site.Par exemple, Synguard enregistrera automatiquement les parties que vous visitez depuis le site, le navigateur Web que vous utilisez, le site que vous avez visité lorsque vous avez accédé au site.Nous ne pouvons pas vous identifier à partir de cette information, mais cela nous permet d’établir des statistiques sur l’utilisation du Site.

Ces données à caractère personnel sont collectées dans ou dans le contexte de:

• Visite sur le site
• Collaboration avec Synguard
• Correspondance avec et de Synguard
• Visite à notre bâtiment d’exploitation
• Création d’un compte (démo)
• Demande d’offre, d’information ou démonstration
• Inscription au bulletin d’information
• Votre utilisation des services de Synguard , via le Site ou non, et via ou non nos produits, solutions
• Inscription aux formations, événements, etc.
• L’échange de cartes de visite
• La vérification de votre identité (p.ex. pendant une visite)

Les données à caractère personnel collectées par Synguard sont donc fournies expressément et volontairement par vous.

La fourniture de certaines données à caractère personnel est (parfois) une condition pour pouvoir bénéficier de certains services (par exemple accéder à certaines parties du Site, s'abonner à des newsletters, participer à certaines activités et événements). Il est indiqué quelles données sont obligatoires et lesquelles sont facultatives.

En tant qu’utilisateur admin de nos solutions, vous êtes le gestionnaire, et donc responsable, de maintenir à jour les comptes d’utilisateurs de vos collaborateurs dans nos applications d’enregistrement du temps, eHR-flux de travail, contrôle d’accès, enregistrement visiteurs etc…. La création de comptes d’utilisateur pour vous et pour vos collaborateurs implique votre autorisation d’utiliser les données à caractère personnel des personnes susmentionnées aux fins décrites au chapitre 3.

Synguard peut utiliser vos données à caractère personnel aux fins suivantes:

• L'exécution d'un accord avec Synguard (y compris le suivi de celui-ci)
• Répondre aux questions (que ce soit ou non demandé via le formulaire de contact)
• L’optimalisation de la qualité, de la gestion et du contenu du site
• L’envoi de bulletins d'information
• L’envoi des invitations pour des événements
• A des fins statistiques
• La création d’un compte (démo) et la confirmation de celui-ci
• Fournir du support/ aide (p.ex. en cas de problèmes)
• L’envoi ciblé de marketing et de publicité, de mises à jour et d'offres promotionnelles en fonction de vos préférences de communication et – le cas échéant - sur la base de votre approbation explicite
• Mener des enquêtes de satisfaction client, des enquêtes et d'autres études de marché
• L’Enregistrement des visiteurs dans notre entreprise
• La confirmation d’inscription à une formation, séminaires, événements, etc.
• L’envoi des factures et le recouvrement des paiements

Le traitement a lieu pour les motifs juridiques suivants, selon le cas:

• Vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques
• Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat avec Synguard ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Synguard est soumis
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d'une mission d'intérêt général
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de Synguard ou par un tiers, à moins que ne prévalent vos intérêts ou droits fondamentaux et vos libertés fondamentales qui exigent une protection des données à caractère personnel (notamment si vous êtes mineur)

Synguard ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers sauf si cela est nécessaire pour l'exécution de l'accord et l'optimisation de celui-ci (par exemple pour des travaux d’entretien, le traitement des paiements, l’envoi des commandes, dans le cadre de la gestion des bases de données, la fourniture de services à Synguard mais pas limitée à Synguard ). Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent éventuellement être rendues publiques aux secrétariats sociaux, aux fournisseurs de logiciels, aux partenaires du cloud, aux partenaires de transports, aux centres de données, aux prestataires de services, aux institutions financières.

S'il est nécessaire que Synguard divulgue vos données à caractère personnel à des tiers dans ce contexte, le tiers en question est tenu d'utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de cette Déclaration de Confidentialité.

Nonobstant ce qui précède, il est possible que Synguard puisse divulguer vos données à caractère personnel:

• Aux autorités compétentes (i) lorsque Synguard est tenue de le faire légalement ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou future procédure judiciaire et (ii) d'indemniser et de défendre les droits de Synguard .
• Lorsque Synguard ou la quasi-totalité de ses actifs sont repris par un tiers, vos données à caractère personnel collectées par Synguard seront l'un des actifs transférés.

Dans tous les autres cas, Synguard ne vendra, ne louera ni ne transmettra vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si elle a (i) obtenu votre consentement et (ii) conclu un accord de traitement de données avec le tiers concerné qui contient les garanties nécessaires concernant la confidentialité et le traitement conforme à la vie privée de vos données à caractère personnel.

Tout transfert de données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen (EEE)à un destinataire domicilié ou avec siège social dans un pays non couvert par une décision d'adéquation de la Commission européenne sera régi par les dispositions d'un accord de transfert de données qui soit (i) contient les clauses contractuelles types énoncées dans la Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87 / CE) ou (ii) prévoit des garanties appropriées par tout autre mécanisme prévu par la Loi sur la protection de la vie privée ou par toute autre réglementation concernant le traitement des données à caractère personnel.

Sauf si une période de conservation plus longue est requise ou justifiée (i) par la loi ou (ii) par le respect d'une autre obligation légale,Synguard ne conservera vos données à caractère personnel que pendant la période nécessaire à l’obtention et à la réalisation des objectifs, tels que décrits dans cette Déclaration de Confidentialité sous‘III. Utilisation des données à caractère personnel’.

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits de confidentialité suivants:

• Droit d'inspecter vos données à caractère personnel;
• Droit de rectifier, compléter ou mettre à jour vos données à caractère personnel;
• Droit de supprimer vos données à caractère personnel (suppression totale) Synguard fait cependant remarquer à cet égard que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront plus être fournis si vous supprimez ou faites supprimer certaines données à caractère personnel nécessaires);
• Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel;
• Droit de transférer vos données à caractère personnel;
• Droit d’objection / d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits de confidentialité, veuillez contacter notre DPO (Data Protection Officer):  dpo@synguard.be.

En principe, vous pouvez exercer ces droits gratuitement via l’adresse électronique ci-dessus. En outre, vous pouvez toujours, via votre compte, vérifier, mettre à jour et / ou modifier vos données à caractère personnel que vous avez fournies lors de la création de votre compte.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de bulletins d’information ou d'informations sur les services de Synguard, vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le bouton "désabonnement", indiqué au bas de chaque e-mail de Synguard.

Synguard s'engage à prendre des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles appropriées et raisonnables en vue d'empêcher (i) l'accès non autorisé ou illégal à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l'abus ou l'altération de vos données à caractère personnel.

Synguard stockera toutes les données à caractère personnel qu'elle a collectées dans le cloud avec des centres de données dans l’EU, Onsite.

Nonobstant (i) la politique de sécurité de Synguard, (ii) les contrôles qu'il effectue et (iii) les actions qu'elle impose dans ce contexte, un niveau de sécurité infaillible ne peut être garanti. Aucune méthode de transmission ou de retransmission via Internet ni aucune méthode de stockage électronique n'est sécurisée à 100%, de sorte que Synguard ne peut garantir une sécurité absolue dans ce contexte.

Enfin, la sécurité de votre compte dépendra également de la confidentialité de votre mot de passe et d'autres informations de compte. Synguard ne vous demandera jamais votre mot de passe, et vous ne serez pas obligé de le communiquer vous-même. Si vous avez communiqué votre mot de passe à un tiers, ce tiers accédera à votre compte et à vos données à caractère personnel par le biais de votre mot de passe. Dans ce cas, vous êtes personnellement responsable des actions qui sont posées par l'utilisation de votre compte. Synguard vous encourage vivement à modifier votre mot de passe immédiatement dès que vous constatez que quelqu'un a accès à votre compte, et à contacter immédiatement Synguard.

Synguard a le droit de mettre à jour cette déclaration de confidentialité en plaçant une nouvelle version sur le site. Il est fortement recommandé de consulter le site et la page sur laquelle la déclaration de confidentialité est régulièrement affichée pour vous assurer que vous êtes au courant de tout changement.

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Si vous avez des questions concernant la déclaration de confidentialité ou concernant la manière dont Synguard recueille, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter par e-mail dpo@synguard.be

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont Synguard a traité ces questions ou remarques ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont Synguard recueille, utilise ou traite vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission de Confidentialité.