Enregistrement automatisé des visiteurs

Idéalement, l’enregistrement des visiteurs doit s’intégrer facilement aux flux de votre entreprise et simplifier la vie de vos collaborateurs et de vos visiteurs. Mission impossible ? Absolument pas, grâce au système d’enregistrement des visiteurs automatisé et extrêmement flexible de Synguard.

Un gain de temps

Une gestion non automatisée des visiteurs sollicite constamment vos collaborateurs. Elle leur prend beaucoup de temps et d’énergie, en particulier dans les grandes organisations. Dès lors, passez à un système entièrement automatisé pour offrir un gain de temps à vos équipes. Tout le monde sera gagnant, vos collaborateurs et votre entreprise.

Un exemple concret ? En voici un.

Les membres de votre équipe peuvent introduire facilement et directement les visiteurs dans le module Synguard Visitor. En outre, il est possible d’enregistrer les visiteurs dans une base de données spécifique. Cela permet de réduire considérablement le travail administratif dès la deuxième visite. La réception peut consulter facilement les visiteurs du jour ainsi que les personnes avec lesquelles ils ont rendez-vous. Tout le monde bénéficie ainsi d’une vue d’ensemble parfaitement claire.

Un accueil professionnel

Il est essentiel de réserver un accueil chaleureux à vos visiteurs, quels qu’ils soient, mais tout particulièrement s’il s’agit de clients (potentiels). Un e-mail d’invitation pourvu d’un code QR pour l’accès au parking vous fera gagner des points. En plus, des caméras placées stratégiquement pour reconnaître les plaques d’immatriculation peuvent également vous faire gagner en efficacité et améliorer l’expérience de vos visiteurs.

Une solution intégrée aux flux de votre entreprise

Le fait que les visiteurs soient gérés et traités dans la même base de données que celle dédiée au contrôle d’accès offre une grande flexibilité de configuration. Qu’il s’agisse des interactions entre les collaborateurs et les obstacles (p. ex. les lecteurs de badge) ou encore des e-mails et des écrans d’accueil, tout est paramétrable, y compris :

• Qui peut enregistrer quel visiteur et envoyer un e-mail d’invitation ?
• Les visiteurs doivent-ils recevoir un code QR (par e-mail ou à imprimer sur une borne) lorsqu’ils s’enregistrent ?
• Les visiteurs peuvent-ils accéder au parking sur la base de la plaque d’immatriculation saisie ?

Et bien plus encore. Ce vaste éventail de possibilités accorde une flexibilité et permet d’intégrer ce module à n’importe quel flux.

Et ce n’est pas tout. Le module d’enregistrement des visiteurs vous permet également de gérer tous vos contractants ainsi que leurs visites. De cette manière, vous gérez l’accès de vos collaborateurs et de vos contractants dans une même base de données depuis une même interface utilisateur. C’est aussi simple que cela.

Si l’accès à votre entreprise présente un risque (élevé), vous pouvez demander à vos visiteurs et contractants de visionner préalablement une vidéo consacrée à la sécurité, puis d’accomplir un test. Ils l’ont réussi ? Leur demande est traitée, et ils peuvent accéder à un ou plusieurs sites. L’administrateur peut créer et adapter ce test en toute facilité. Ou vous pouvez créer un lien avec votre plateforme de test existante telle que Flowsparks.