Geautomatiseerde bezoekersregistratie

De juiste bezoekersregistratie sluit naadloos aan bij de flows van je bedrijf en maakt het zowel je medewerkers als je bezoekers makkelijker. Mission impossible? Niet met het uiterst flexibele en geautomatiseerde bezoekersregistratiesysteem van Synguard.

Synguard bezoekersmanagement

Synguard bezoekersregistratie – tal van voordelen

Meer tijd

Wanneer het beheer van bezoekers niet geautomatiseerd is, heeft dat een flinke impact op je medewerkers. Bezoekersbeheer is dan vaak intensief en kost veel tijd, zeker in grotere organisaties. Ga daarom voor een volledige automatisatie en schenk je teamleden zo meer tijd. Goed voor je medewerkers én goed voor je bedrijf.

Een concreet voorbeeld? Geven we je graag.

Je teamleden geven bezoekers eenvoudig en rechtstreeks in de Synguard Visitor module in. Bezoekers kunnen bovendien ook opgeslagen worden in een specifieke bezoekersdatabase. Zo is een nieuw bezoek van dezelfde persoon in no time aangemaakt. Op de dag zelf kan de receptie zien wie ze mogen verwachten en met wie de bezoeker een afspraak heeft. Zo blijft het voor iedereen overzichtelijk.

Professioneel onthaal

Een hartelijk onthaal is uiterst waardevol. Altijd, maar vooral als je bezoekers ook (potentiële) klanten zijn. Met bijvoorbeeld een mooie uitnodigingsmail met QR-code voor de toegang tot de parking, heb je meteen een streepje voor. Maar ook strategisch geplaatste nummerplaatherkenningscamera’s verbeteren de efficiëntie en de bezoekerservaring.

Aangepast aan je bedrijfsflow

Doordat de bezoekers in dezelfde database worden beheerd en verwerkt als de toegangscontrole, zijn er flexibele configuraties mogelijk. Van interacties tussen medewerkers en hindernissen (bv. badgelezers), tot mails en welkomstschermen: ze zijn allemaal uitgebreid in te stellen, zoals:

  • Wie mag welke bezoeker inchecken en een uitnodigingsmail sturen?
  • Krijgen de bezoekers bij aanmelding een QR-code (afgedrukt aan de kiosk of per mail)?
  • Mogen bezoekers toegang hebben tot de parking met de ingegeven nummerplaat?

En zoveel meer. Die grote hoeveelheid aan mogelijkheden maakt deze bezoekersregistratiemodule zo flexibel dat ze past in elke mogelijke flow.

Gepersonaliseerde selfservice

Synguard bezoekersmangement selfservice

Een warme ontvangst, dat kan ook zonder fysiek onthaal door een medewerker. Aan een selfservicekiosk of tablet kunnen bezoekers zichzelf aanmelden, laagdrempelig en professioneel. De front-end van de kiosk pas je makkelijk aan de huisstijl van je bedrijf aan. Net als de inhoud van de aanmelding: je bepaalt helemaal zelf welke velden verplicht zijn en welke niet. En het kan nog eenvoudiger: een bezoeker kan zichzelf al op voorhand aanmelden, gewoon van thuis.

Maar er is meer. Want in de bezoekersregistratie module beheer je eveneens al je contractors en hun aanmeldingen. Het toegangsmanagement van je medewerkers en contractors zit dan in 1 database met 1 userinterface. As simple as that.

Houdt toegang verlenen tot je bedrijf een (hoog) risico in, dan laat je bezoekers en contractors vooraf een veiligheidsfilmpje bekijken en vervolgs een test afleggen. Geslaagd? Hun aanvraag wordt verwerkt en ze krijgen toegang tot een of meerdere locaties. Die test aanmaken en aanpassen kan de beheerder makkelijk zelf. Of je voorziet een koppeling met je bestaande testplatform, zoals Flowsparks.

Op zoek naar een flexibele bezoekersregistratie?